La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) se ha convertido en uno de los mecanismos clave para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral en las empresas españolas. En un contexto donde la automatización documental, el registro horario y las obligaciones de prevención son cada vez más estrictas, cualquier irregularidad puede desencadenar un expediente, una posible sanción y la obligación de corregir los incumplimientos detectados. Para muchos departamentos de Recursos Humanos, contar con asesoramiento especializado —como el que ofrecen firmas como Ortiz Palma abogados— resulta fundamental para gestionar adecuadamente el proceso desde la primera comunicación.
En este artículo encontrarás una guía clara y práctica para entender qué pasos seguir cuando la Inspección detecta una anomalía, qué tipos de infracciones existen, cómo se calculan las sanciones y qué margen de defensa tiene la empresa.
Por qué puede iniciarse una inspección y qué espera la ITSS de la empresa
La ITSS puede iniciar una actuación por denuncia de un trabajador, por indicios detectados de oficio o por requerimientos administrativos derivados de otras administraciones públicas. Tras evaluar la viabilidad de la actuación, se planifica la inspección: qué documentos solicitar, qué áreas revisar y qué entrevistas realizar.
La empresa, especialmente desde RR. HH., debe colaborar aportando contratos, nóminas, altas en Seguridad Social, registro horario, evaluaciones de riesgos y cualquier documento solicitado. La falta de cooperación —como no permitir el acceso a las instalaciones, no identificar a los trabajadores o no entregar documentación— constituye una infracción en sí misma.
En muchos casos, disponer de acompañamiento legal desde el primer requerimiento es esencial para ordenar la documentación adecuadamente y minimizar riesgos procedimentales. Aquí cobra relevancia el papel de despachos especializados como Ortiz Palma abogados, que pueden revisar la comunicación inicial y orientar la estrategia.
Irregularidades más habituales detectadas en una inspección
Los inspectores suelen centrarse en aquellas áreas donde se detectan más incumplimientos: altas incorrectas, cotizaciones por debajo del salario real, contratación fraudulenta, encadenamiento abusivo de temporales, jornadas irregulares, horas extra no retribuidas, impagos, vulneración de descansos mínimos, deficiencias en prevención de riesgos o situaciones de acoso.
Para RR. HH. es clave mantener actualizada la documentación contractual y de prevención, así como los registros horarios. La ausencia de procedimientos internos claros facilita que pequeñas desviaciones se conviertan en infracciones formales.
Además de las cuestiones puramente documentales, la ITSS presta cada vez más atención a la organización del trabajo: turnos excesivos, falta de descansos, cambios de jornada sin notificación previa o trabajadores que realizan funciones distintas de las reflejadas en su contrato.
Tipos de infracciones: leves, graves y muy graves
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las infracciones laborales en tres niveles:
Infracciones leves
Incluyen cuestiones formales como pequeñas irregularidades en el registro horario o la omisión de notificaciones no esenciales. Suelen detectarse en empresas con una gestión documental razonablemente ordenada, pero con fallos puntuales.
Infracciones graves
Son las más comunes: trabajadores sin alta, impago parcial de salarios, deficiencias en prevención de riesgos sin daños graves, encadenamiento indebido de contratos o falta de registro de jornada. Estas infracciones pueden implicar sanciones significativas.
Infracciones muy graves
Abarcan supuestos de fraude sistemático en cotizaciones, obstrucción a la labor inspectora, falta de paralización de actividades con riesgo grave, trabajadores en situación de alta irregularidad o accidentes derivados de incumplimientos preventivos.
La graduación de las sanciones depende de factores como la intencionalidad, el número de personas afectadas, la reincidencia o el perjuicio económico.
Sanciones económicas y consecuencias adicionales para la empresa
Las sanciones económicas están estructuradas en tres tramos (mínimo, medio y máximo) y varían en función de la gravedad de la infracción. Para 2025, los importes actualizados son los siguientes:
TABLA: Rangos económicos de sanciones laborales para 2025
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
| Leves | 70–150 € | 151–370 € | 371–750 € |
| Graves | 751–1.500 € | 1.501–3.750 € | 3.751–7.500 € |
| Muy graves | 7.501–30.000 € | 30.001–120.005 € | 120.006–225.018 € |
En las infracciones de prevención de riesgos laborales, los importes son aún más elevados y, en situaciones excepcionales, pueden superar los 900.000 euros.
Más allá de la multa, algunas infracciones pueden implicar la devolución de ayudas, pérdida de bonificaciones o exclusión temporal de contratos públicos. Cuando el procedimiento deriva en conflictos laborales o despidos posteriores, puede ser necesario recurrir a profesionales especializados como abogados especialistas en despidos, especialmente si la empresa debe refutar la existencia de represalias o justificar una reorganización interna.
Cómo defenderse ante un acta de infracción: alegaciones, plazos y documentación
Una vez notificada el acta, la empresa tiene 15 días hábiles para presentar alegaciones. En este periodo debe revisar en detalle los hechos probados, analizar si existen errores formales, comprobar la tipificación utilizada y recopilar documentación que desvirtúe la presunción de veracidad del acta.
La defensa suele incluir contratos, nóminas, comunicaciones, cuadrantes, justificantes de formación en PRL y cualquier prueba que permita acreditar que la actuación empresaria fue correcta o, al menos, no constitutiva de infracción grave.
Si la sanción se confirma en resolución final, todavía es posible interponer recurso administrativo y, posteriormente, acudir a la vía judicial. En esta fase resulta crucial el asesoramiento de profesionales especializados, ya que errores procesales o falta de pruebas pueden cerrar la vía de impugnación.
Medidas de prevención y buenas prácticas para evitar futuras sanciones
El mejor modo de afrontar una inspección es anticiparse. Una correcta organización documental, auditorías internas periódicas, registros de jornada fiables, comunicación transparente y un sistema de prevención actualizado reducen drásticamente el riesgo de sanción.
También es recomendable establecer canales internos de denuncia, protocolos frente a acoso, programas de bienestar laboral y revisiones contractuales periódicas. Las empresas que abordan la inspección como una oportunidad de mejora suelen obtener mejores resultados en futuras actuaciones.
